「資料作りが上手くいかない、相手に上手く伝えられない、どのように資料を作成していいかわからない」
そんなふうに思っている、ビジネスマン・ウーマンに向けた記事です。
外資系の大手IT企業を含め、法人営業に20年以上携わり、高いを成果を上げてきた私が思う効率的にアイデアを資料に起こす考え方をお教えしましょう。
資料作成時はパソコンで書き始める？
皆さんはパソコンで資料る時、どのような手順で作っていますか？いきなりパソコンに向かって資料を書き始めていますか？それともまずは頭の中を整理するために、紙に向かって頭に浮かんだことを整理をしてそれからパソコンに向かっているでしょうか？
ひらめきをキャッチから始める
私が行う方法は次の通りです。まず重要なのは自分の頭にひらめいたことをキャッチすることです。自分の中でひらめいたことをキャッチする、どういう感覚かわかりますか？たとえばお風呂に入ってぼーっとしてる時、いろんなことが頭に浮かぶ感覚です。何か物事を整理する時、それを使います。アイデアは、自分で考えると言うより、自分の中に落ちてきます。そのアイデアをつかんでそれを描画して、整理します。
そのようなアイデアが無い状態でいきなりパソコンに向かって資料を書き始めても、骨格が無い状態ですので、あまり効率的に資料作成はできないと思います。
私の場合、頭に浮かんだものをそのままパソコンで書き始めるのは苦手です。パソコンは自由度が無く、かつ、スピードが遅くなり、書いているうちにアイデアが消えてしまいます。手書きで自由自在に書いた方が制約が無くて良いみたいです。
真っ白いキャンバスを使う
私は、次のような方法をとっています。
何も書いていない真っ白の紙を準備します。A4でもいいですしB5でもA3でもいいです。
まずは、どんなアイデアが欲しいのか、整理をして、これがでほしいと頭の中で唱え、そして頭の中で探し始めます。人はそう言う状況の時、良く上を見ます。そんな感じです。そうすると、いろんなアイデアが頭の中に浮かんできます。できれば、静かな部屋、もしくはカフェなども良いです。カフェはホワイトノイズなので、かえって集中できます。
それを真っ白なキャンバス（紙）に自由に描いていきます。
頭がさえているときには、どんどんいろんなアイデアが落ちてくるので、それを端から斜め書きをしていきます。頭が痛かったりとか、体調が悪い時、あんまりいいアイデアは出てこないもの。なので体調管理が重要です
自由に素早く書いていく
書き方ですが、特にルールはありません。もしご自分でさまざまな発想法なり思考を整理する方法をお持ちの方は、そういうものを使うのもいいかもしれません。
私の場合は頭に浮かんだことをとにかく、ざぁーっと書きます。浮かんだことはすぐに消えるので、早く書きます。ですので上に書いたり、下に書いたり、文章にしたり、絵にしたりとバラバラです。いったん書いた後で、それらをよーく見て整理をして、ストーリーを作ります。
ストーリー作りはフレームワークで
ストーリーの作り方は、何種類か文章を組み立てるフレームワークを持っていると便利です。簡単なものだと起承転結とか、私が良く使うのは結論ー具体例ー詳細ー結論、などです。こうしたフレームワークを持っていると、すぐにこれに落とし込め、ストーリー化できます。
ここまでできると、後はパソコンで資料に起こすのは簡単です。つまりここまでが資料の設計図になります。
資料作成はパワポの腕が重要
後は資料の作成する腕とセンスの問題です。パワーポイントなどが上手く使えるかどうかが重要です。私は自称パワーポインターですので、パワーポイントを使っての資料は自由自在に作ることができます。ビジネスマン・ウーマンの皆さんにおすすめは、まずは書店で売っているパワーポイントのハウツー本を一冊買って、順番にすべてやって身体に染み込ませることです。
この私のやり方のポイントは、整理された段階で、パソコンでの資料作成に望めるので、ストーリーが明確な、わかりやすい資料を作ることができると言うことにあります。よくいろいろな人の資料を見ますが、何を言いたいのかわからない資料がとにかく多いです。これじゃ、人を説得できないだろうなーと、そうい資料を見ると思ってしまいます。
重要なのは、資料のキレイさよりも、何を伝えたいかです。ストーリーに絵、グラフ、表などで肉付けをする、きれいにするのは良いのですが、そればかりだと中身がない資料になってしまいますね。バランスが重要です。
ぜひ、試してみてください。
それでは、新しい人生を切り拓くために、一緒に勇気をもって一歩踏み出しましょう！
